Case Empresa Contábil: Captação de clientes e reorganização de processos

Melhorar o processo de captação e vendas de uma empresa de contabilidade foi uma das missões mais desafiadoras que tivemos.

E de imediato identificamos no nosso cliente algo comum ao mercado contábil:

  1. A contabilidade vista pelo cliente como custo e não investimento;
  2. Um serviço virou commodities: o cliente não percebe diferença tão pouco valor entre um escritório que cobra R$ 1.000,00 e o que cobra R$ 500,00 pelo mesmo trabalho, assim ele opta pelo mais barato aumenta as dúvidas sobre o que é realmente realizado.
  3. Altos custos de mão de obra;
  4. Multas altas e grande “ingerência” por parte do Fisco.

Análise da empresa:

O posicionamento da empresa diante destes fatores já conhecidos pelos sócios era  fundamental para o desenvolvimento do nosso trabalho e de imediato encontramos a repetição de velhos problemas do segmento:

  1. Muito envolvimento dos sócios no trabalho manual;
  2. Sócios não conseguiam trabalhar a captação dos clientes;
  3. Não havia responsáveis pelos setores o que aumentava o envolvimento dos sócios nas atividades operacionais
  4. A presença digital era muito precária;
  5. A comunicação com o cliente não contemplava nada além do envio e recebimento de documentos;
  6. Reuniões com clientes eram raras;
  7. O retrabalho gerava um número excessivo de horas extras e banco de horas.

Soluções Digitais:

O cliente optou por tratar o Marketing e Vendas primeiro, colocou o foco na captação de clientes e também optou em criar uma imagem diferente no segmento:

  1. Desenvolvemos um site com foco em conteúdo empresarial e dicas de gestão;
  2. Criamos artigos esclarecendo a importância do Contador no processo de gestão de negócios;
  3. Criamos apresentações e e-books explicando como cada setor pode ser estratégico para o pequeno e médio negócio.
  4. Criamos o boletim informativo com foco na gestão de negócios e não nas rotinas habituais do escritório contábil.
  5. Criamos as Campanhas no Google e no Facebook.
  6. Criamos a página de captura de contatos com foco em automatizar a comunicação.
  7. Desenvolvemos a estrutura do “Perguntas e Respostas” do site com base nos questionamentos mais comuns dos clientes.

Soluções em Inteligência:

O cliente optou em uma segunda etapa organizar o processo de inteligência do negócio, tratando pessoas, processos de trabalho e tecnologia:

  1. Encontramos lideranças para cada um dos setores, antes não havia esta definição;
  2. Foi criada a reunião semanal para definir as tarefas e metas da semana para cada setor;
  3. Com o material online criado (perguntas e respostas) diminuiu em 60% o número de ligações recebidas para tratar sobre dúvidas;
  4. A folha de pagamento foi terceirizada gerando uma economia de 25%, os funcionários foram realocados e passaram a atuar no setor de Relacionamento com o cliente;
  5. Foi criado um setor de treinamento para clientes.

Resultados:

  1. A empresa passou de 30 contatos mensais no site para 72 em 1 mês;
  2. 40% dos contatos eram qualificados (com grande potencial de fechar negócio);
  3. Em pesquisa de satisfação realizada 80% dos clientes classificaram como excelente as mudanças, 15% como bom e 5% não responderam.
  4. Os sócios passaram a atuar mais próximos aos clientes.

Conclusão:

Ao iniciar o projeto encontramos uma empresa contábil comum, com as mesmas dificuldades, defeitos e forma de trabalho de tantas outras, sem apresentar nenhum diferencial.

Ao concluir o projeto conseguimos apresentar uma solução completa: Marketing Digital, Vendas e Inteligência de Negócios. Houve um considerável aumento da satisfação dos clientes e uma mudança de percepção – a empresa agregou valor ao seu negócio ao do cliente.

Os sócios ao delegar e dar liberdade para os novos líderes de setor passaram a atuar como verdadeiros empreendedores: captando clientes, controlando o crescimento do negócio,  procurando inovar e gerar novas formas rentabilizar a empresa.

Você está próximo da solução que procura!

contato@alexandreferrao.com.br ou consultoralexandreferrao@gmail.com

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